Blogikirjoitus julkaistu myös Suomen Yrityskehitys Oy:n verkkosivuilla.
Jukka Lassila, toimitusjohtaja
Perinteisesti PK-yritysten päätöksenteon tukena on hyödynnetty tilinpäätöstietoja ja talousraportteja. Tilinpäätöksen ja historian analysointi on edelleen monin tavoin välttämätöntä ja esimerkiksi rahoittajat seuraavat tilinpäätösten tunnuslukujen kehittymistä harkitessaan rahan hintaa.
Toimitusjohtaja joutuu katsomaan liiketoimintaansa aina kuitenkin eri kanteilta. Toimintaympäristön vaatimukset kasvavat ja pysyäkseen tavoitteissaan yrityksen täytyy pystyä huolehtimaan jatkuvasti omasta kilpailukyvystään ja reagoimaan muutoksiin nopeasti. Yrityksen tilan ja muutosten kokonaisvaltaiseen ymmärtämiseen ja yksityiskohdista kärryillä pysymiseen ei tietenkään riitä se, että asioita katsotaan vain tilinpäätösten valossa.
”Meille, ketkä elämme yrityksen päivittäisessä arjessa, on tärkeää tietää firman tekemisten suuntaa paljon useammin, niin että ehditään tekemään korjausliikkeitä. Hyvä nyrkkisääntö on, että tekemiset voi pilkkoa helposti sellaisiin, mitkä saadaan tapahtumaan vuosineljänneksessä.”
Vuosineljänneksen eli kvartaalien tasolla yrityksen tapahtumien seuraaminen luo pohjan yrityksen ohjattavuudelle. Toiminnan tarkoituksenmukaisen seurannan ja analysoinnin avulla kehitystoimenpiteitä voidaan tehdä ennakoivasti. Ajantasainen seuranta ei kuitenkaan tarkoita sitä, että kvartaalin tapahtumien perusteella pitäisi hötkyillä ja vetää liian pikaisia johtopäätöksiä.
”Jotta vältetään kvartaaliajattelun irvikuva eli veivaillaan kvartaalin tulosten perusteella hätäpäissään itseään nopeampia toimia, pitää yrityksen tilanteesta olla ammattimainen ja riittävän oikea käsitys ja sen perusteella ymmärrys siitä, mitä pitää muuttaa, kuitenkin nopeasti.”
Toimitusjohtajan pitää luonnollisesti itse tietää, miten yrityksellä menee ja useimmilla meistä on automatisoitua seurantaa yrityksen arjen pyörittämiseksi. Tämän lisäksi raportointia pitää kuitenkin tehdä myös muille. Johtoryhmillä on omat tarpeensa. Hallitusammattilaisen näkökulmasta toimitusjohtajalta halutaan nähdä markkinan ja oman liiketoiminnan ymmärrystä – mielellään vielä sellaisessa muodossa, että muutkin ymmärtävät sen. Tällöin pelkästään itselle omassa työssä toimivaksi todetut raportointimuodot eivät välttämättä riitä.
Oiva väline samalle kartalle pääsyyn ja yhteisymmärrykseen luomiseksi yrityksen eri tasoilla on yritysanalyysi, joka tuottaa luotettavaa, helposti ymmärrettävää tietoa yrityksen tilasta.
Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ovat nostaneet analyysien merkityksen yhä enemmän esiin. Aiemmin laajasti keskusteltu, nykyään jo hieman vanhahtava käsite business intelligence on murroksessa ja esiin on tullut dynaamisempi käsite business analytics. Termien käytännön ero on esimerkiksi siinä, että sen sijaan, että uskottaisiin kalliilla toteutettujen staattisten bi-järjestelmien (business intelligence) olevan riittävän joustavia seuratessamme tilannetta muuttuvassa markkinatilanteessa, business analytics eli liiketoiminnan analysointi pyrkii sopeuttamaan tiedon analysoinnin kulloiseenkin tilanteeseen.
”Yrityksen analysointi kunkin firman yksilöllisistä lähtökohdista ja yrityksen omista tavoitteista ja tarpeista on määrävälein välttämätöntä.”
Yhdistettäessä kvartaalein tapahtuva jatkuva seuranta liiketoiminnan riittävän reaaliaikaisen analysoinnin kanssa, saadaan lopputuloksena ketterämmin muutoksiin ja haasteisiin reagoiva hallittu toimintatapa. Sillä voidaan varmistaa tavoitteisiin pääseminen ja tehdä tietoisia päätöksiä tilanteen parantamiseksi.
Usein hyvä lähtökohta on ensin tehdä kattava yritysanalyysi. Yritysanalyysi antaa kuvan yrityksen nykytilanteesta ulkopuolisin silmin, kuitenkin yrityksen dataan perustuen. Yritysanalyysia varten vastataan tiiviiseen ja huolella suunniteltuun sähköiseen kyselyyn. Yhdistämällä annettuja tietoja keskenään ja muuhun dataan saadaan johdettua päätelmiä siitä, mikä yrityksen tilanteessa ja tekemisessä on vahvaa, mitä voitaisiin tehostaa, missä kohdin on nähtävissä riskejä ja missä taas on havaittavissa selkeitä mahdollisuuksia. Kehittämisen varaa on aina. Kysymys on siitä, huomaako yritys kaikkia kehityskohteitaan riittävän ajoissa. Analyysi antaa yritykselle selkeän ja realistisen tilannekuvan, joka nostaa esiin kehitystarpeet. Konkreettisesti yritysanalyysi tuottaa yritykselle oman koonnin tilanteesta kehitystyön tueksi.
Ulkopuolisen näkemyksen hyödyntäminen yrityksen kehittämisessä voi olla yllättävän avartavaa, sillä yrityksen sisällä ollaan helposti liian lähellä koko kuvan hahmottamiseen. Ulkopuolisen silmin voi kirkastua ne toimintatavat, joihin jokapäiväisessä arjessa on sokeuduttu ja joiden tehottomuutta ei välttämättä huomaa. Toisaalta samalla kirkastuu myös mitkä asiat ovat hyvin.
Yritysanalyysin jälkeen analyysia voidaan syventää niille alueille, joissa tarvitaan lisätietoa - esimerkiksi rahoituskelpoisuuden tai henkilöstön kestävän kehittämisen ja tiimien suorituskyvyn alueille - ja voidaan päättää oikeista toimenpiteistä.
Erilaiset analyysimenettelyt kehittyvät kovaa vauhtia ja suuret tietomassat antavat pienillekin yrityksille mahdollisuuden saada uudenlaista vertailutietoa. Esimerkiksi yksi tekoälytutkimuksen alueista on juuri yritysdatan yhdistely ja hyödyntäminen ennusteiden laatimisessa – analyysien hyödyntäminen päätöksenteossa antaa yrityksille lähtökohdan vahvistaa omaa asemaansa, sillä päätökset ja toimenpiteet perustuvat faktoihin mielipiteiden sijaan.
”Hyödynnä ajoissa ja riittävän usein analyyseista saatavia faktapohjaisia johtopäätöksiä yrityksen johtamisen perustana. Ulkomaalaiset kilpailijat tekevät niin joka tapauksessa.”
Jukka Lassila Toimitusjohtaja Multimentor Oy